Buenos Aires, 20/07/2017

Carlos Dell´Aquila: “Cómo remediar el malestar que provocan las reuniones de trabajo”

El especialista en coaching brinda consejos para superar las principales dificultades que pueden surgir con en las reuniones laborales.

Escribe Carlos Dell´Aquila, Director Área Personal – Coaching Argentina

(CABA) Doctor: tengo reunionitis aguda!

Así fue, casi textual.

Fui a mi médico de cabecera como suelo ir, casi anualmente para que me envíe a hacer los análisis de rutina (casi una VTV) y yo no tenía buena cara, entonces me preguntó que me pasaba.

Lo miré fijo, después de tantos años, nos conocemos muy bien… Ahí, comencé: tengo reunionitis, ¡reunionitis aguda Doctor! ¡Me molesta acá! (le señalé la cabeza). Es una molestia constante, no llega a dolor, pero es un malestar continuo, como un zumbido. Cuando veo en mi agenda que tengo que estar en una reunión (y me sucede casi todos los días, y varias veces por día), ya comienzo a sentirme mal, me malhumoro, trato de pensar en otra cosa, pero no lo logro. Y me siento peor muchas veces durante la misma reunión: los miro, a los asistentes, y me pregunto: ¿habrán leído lo que se les envió? ¿Les interesa la reunión?, si están acá, ¿porque miran su celular?, salen de la reunión y vuelven con cara de ñandú mirando un mapa… Hay uno en el frente explicando y ninguno toma nota de nada, ¿tendrán memoria visual? A veces comienzan a discutir algo que ya estaba decidido y volvemos todo para atrás… a dos o tres reuniones anteriores, ¡¡tengo deja-vu!! Y lo peor, Doctor, ¡¡es el inicio!! No llegan a tiempo, empieza la reunión por lo menos media hora después de lo planificado, y siguen llegando con cara de nada, o diciendo: quede atrapado en un llamado, en el tránsito, en el baño, etc… Usted se imagina. Y ahí Doctor, la reunionitis se me hace aguda, siento que me pongo colorado, que me sube la presión, que tengo ganas de, metafóricamente, salir volando. Eso me pasa doctor, Doctor, ¡¡ayúdeme!!

Alberto, mi Doctor, me dijo con una sonrisa leve y mucha empatía que él se dedicaba a “malos funcionamientos” pero del cuerpo, no de las organizaciones.

Sin embargo, me recomendó leer un artículo que justamente otro de sus pacientes le había dejado para leer. Se titulaba, casualmente: “Doctor: ¡¡tengo reunionitis!!”

De lo que pude leer del artículo hasta que me bajé del taxi para volver a mi oficina, me quedé con dos recomendaciones o “remedios”:

Remedio para la elasticidad del tiempo de inicio en las reuniones o Retrazoitis:
Acuerde con los asistentes al final de la reunión anterior lo siguiente: si la misma esta prevista comenzar a las 9hs (suponga), al último que llegue luego de esa hora, debe donar un almuerzo en un lugar de comidas rápidas (no puedo nombrar marcas, pero usted sabe de lo que me refiero). A fin de año se recolecta el dinero, se va a uno de estos lugares, se sacan los vales y se los llevan a algún hogar o escuela carenciada que conozcan. Se logran dos cosas muy importantes: el comportamiento no deseado queda registrado y se hace un bien social. Todos felices.

Remedio para la falta de resultados en las reuniones o Nadaismo
En vez del reloj, cambie por un cálculo sencillo, mida la reunión en sueldos, dinero o puestos. Le explico: suponga que a la reunión asisten 10 personas, digamos para simplificar 10 Gerentes, y suponga que más o menos cada gerente tiene un sueldo de 30 rublos (pongo una moneda abstracta pero usted ponga la que más le guste), entonces calcule cuando cuesta la reunión por hora: 10 gerentes x 30 rublos / 8hs x 20 días. Y antes de comenzar la reunión informe que en cada hora de la misma, la empresa está invirtiendo ese capital. También lo puede traducir en horas de asistente, por ejemplo, entonces podría decir: Sres, esta reunión prevista en 2 horas, equivale a poder contratar una persona más para tal o cual área que la están solicitando, entonces hagámosla valer, estemos presentes y focalizados y resolvamos los asuntos previstos.
Como parecía bastante fácil, decidí implementarlas

Resultados después de 3 meses:
a) Tenemos 25 almuerzos para donar. Aunque últimamente las reuniones empiezan a tiempo, hemos decidido que para que no se nos olvide la enseñanza, sea como sea, donaremos 50 almuerzos todos los años. Parte serán los de los que llegan tarde, y el resto los donaremos en forma proporcional.

b) Fue muy efectivo el mirar el tiempo invertido traducido a algo más tangible. Estamos haciendo más foco, y se producen menos, muchas menos, interrupciones. Hay mejor humor y las discusiones son más constructivas. Estamos mejorando…

Me olvidé de contarles que me dejé olvidado el artículo en el taxi, pero ya logré una copia. En la próxima les cuento más sobre el tratamiento de mi reunionitis.

Carlos Dell´Aquila
carlosd@coachingargentina.com.ar

NR

Comentarios

Ingresa tu comentario